Pourvoir les missions de remplacement, de la publication au contrat signé

Le point de départ

ClemCo Digital accompagne des établissements, principalement dans le secteur de la santé, dans leurs besoins de remplacement de courte ou de longue durée.

Un remplacement, c'est une chaîne de tâches : trouver un candidat qualifié et disponible, préparer le contrat, le faire signer, déclarer l'embauche, puis suivre les jours travaillés. Faites à la main, ces étapes prennent du temps et laissent passer des erreurs.

ClemCo voulait une plateforme unique pour ses clients, ses intérimaires et les agences partenaires, capable de suivre la croissance de son activité.

Pourquoi un outil sur mesure ?

Le métier de ClemCo mélange plusieurs mondes : l'établissement qui recrute, l'intérimaire sur son téléphone, l'agence d'intérim qui propose un profil, et l'administration avec ses déclarations obligatoires. Aucun logiciel du marché ne les réunissait.

Chaque établissement a ses propres modèles de contrat, ses codes horaires et ses taux. La plateforme devait s'y plier.

ClemCo avait aussi besoin d'une organisation par région, avec des responsables qui ne voient que leur périmètre.

Ce que nous avons construit

L'établissement publie une mission en quelques secondes, la duplique ou en gère plusieurs à la fois. Il la propose d'abord à son vivier interne ou au vivier ClemCo ; si elle n'est pas pourvue, il la délègue à une agence d'intérim, qui propose un candidat via un simple lien.

Une fois le candidat retenu, le contrat est généré à partir du modèle de l'établissement et signé électroniquement. La déclaration préalable à l'embauche est préparée et transmise automatiquement à l'URSSAF.

L'intérimaire gère tout depuis l'application mobile, sur iPhone et Android : il consulte les missions, indique ses disponibilités, rejoint des établissements, dépose ses documents en photo et reçoit des notifications. Il peut aussi être prévenu par SMS.

Le reporting suit les missions pourvues, déléguées ou non pourvues, les contrats envoyés et signés, les déclarations validées, les jours travaillés et la répartition par région, en distinguant le vivier ClemCo du vivier interne des établissements.

Quatre profils se partagent la plateforme : l'équipe ClemCo, les responsables régionaux, les gestionnaires d'établissement et les intérimaires. Chacun ne voit que ce qui le concerne.

Une expérience simple

Chaque écran a été pensé pour ceux qui l'utilisent tous les jours, sans formation.

• Publier une mission tient en un formulaire : service, métier, motif, dates.
• Une mission récurrente se duplique, et plusieurs missions se gèrent d'un coup.
• Les statuts parlent d'eux-mêmes : brouillon, publiée, attribuée, terminée, déléguée.
• L'intérimaire fait tout depuis son téléphone : disponibilités, documents en photo, notifications.

Ce qui a changé au quotidien

• Établissements, intérimaires et agences partenaires travaillent dans le même outil
• Le contrat et la déclaration d'embauche partent sans ressaisie
• Une mission non pourvue se confie à une agence d'intérim via un simple lien
• La direction suit les missions pourvues, déléguées et non pourvues, mois par mois
• Le vivier ClemCo et le vivier interne de chaque établissement se distinguent clairement
• Chaque responsable régional ne voit que son périmètre

Ce que l'outil permet

• Publication et suivi des missions
• Vivier interne et vivier ClemCo
• Délégation aux agences d'intérim
• Profils, documents et disponibilités des intérimaires
• Modèles de contrat par établissement
• Signature électronique des contrats
• Déclaration préalable à l'embauche automatique
• Notifications et SMS aux intérimaires
• Reporting par région et par établissement
• Application mobile iPhone et Android

Questions fréquentes

Briques du projet

• Application web
• Application mobile iOS et Android
• Signature électronique
• Déclaration URSSAF